G.E.D

Todos nós sabemos o quanto é difícil catalogar documentos, deixando-os em locais de fácil acesso e organizados. Separar documentos por data, tipo e destinatário, é uma trabalho relativamente complicado, que pode demorar dias e que causa muito estresse.

Que tal transformar tudo em um arquivo de computador?

A principal finalidade do G.E.D (Gerenciador eletrônico de documentos) é transformar arquivos físicos em arquivos digitais. Com isso, você economiza tempo e melhora a produtividade da sua empresa em todos os setores.

Mas como isso é possível?

Tudo que você precisa é de um computador e um scanner. Imagine como se você estivesse separando "prestações de contas do ano de 2012". Certamente você criaria uma pasta com o nome "Prestação de contas do ano de 2012", e nessa pasta você colocaria todas as contas ordenadas por mês, pois dessa forma, quando precisasse, seria fácil localizar.

• Com o G.E.D você faria a mesma coisa:
• Crie um arquivo com o nome "Prestação de contas do ano de 2012";
• Utilize o seu scanner para digitalizar todas as contas do ano de 2012;
• Ordene os arquivos por data, ou como desejar;
• Salve o arquivo.

De forma simples, sempre que você precisar, basta acessar o arquivo de "Prestação de contas do ano de 2012" e verá toda relação de contas que você arquivou. Você ainda tem opções para incluir novos registros, editar, excluir, exportar para pdf e imprimir.

G.E.D é seguro? Quem pode utilizá-lo?

Você pode proteger o G.E.D contra o acesso de pessoas não autorizadas, para isso, cadastre "usuários do sistema", e atribua a cada usuário cadastrado um nível de acesso. Por exemplo: Você usar o perfil "somente leitura" para pessoas que não tenham permissões para digitalizar documentos, mas que possam consultar documentos digitalizados; Você pode permitir que usuários do sistema possam digitalizar, mas não tenham permissões para excluir documentos digitalizados, entre outros.

Relação de custo-benefício

Quanto você pagaria para ter o documento que está procurando quando quiser? Quanto você pagaria para ter o documento que está procurando sem precisar pedir à alguém? E quanto você pagaria para se livrar daquela papelada que cobre a sua mesa de trabalho? Compare estes benefícios com o investimento que você precisa fazer para ter o G.E.D na sua empresa, e sinta-se à vontade para tirar suas conclusões.